Chấm dứt hoàn toàn thói quen trì hoãn với 2 cách siêu đơn giản

Trì hoãn là gì?

Mình thấy trên Wikipedia có định nghĩa vô cùng chi tiết và chuẩn xác về thế nào là sự trì hoãn. Theo Wikipedia thì:

"Trì hoãn (hay còn có những cách gọi khác với nghĩa tương tự là tính chần chừ, hay thói lề mề,sự lần lữa,thói rề rà, ù lỳ) là thuật ngữ trong tâm lý học chỉ về những thói quen của con người có xu hướng để chậm lại, tự hoãn lại, chưa muốn bắt tay vào làm ngay một công việc phải làm, hoặc có tâm lý chờ và để một thời gian sau đó mới thực hiện.

Trì hoãn còn là việc lảng tránh những việc lẽ ra cần phải được tập trung giải quyết ngay dẫn đến việc đó luôn bị hoãn lại, ngưng trệ, chậm trễ tiến độ đề ra thậm chí là lãng quên. 

Trì hoãn cũng chỉ về việc thay thế các công việc, việc làm có mức độ ưu tiên cao hơn bằng những việc làm, công việc có mức độ ưu tiên thấp hơn và dành nhiều thời gian cho việc giải quyết các công việc có mức độ quan trọng, mức độ ưu tiên thấp, hay là ưu tiên làm những việc mà bản thân yêu thích hoặc cảm thấy thoải mái hơn là những việc quan trọng, cần phải làm."

Tính chần chừ là đặc tính của từ 20% đến 25% của người lớn, đặc biệt là phụ nữ và khoảng 15-20% dân số nói chung đều hay trì hoãn, trong giới sinh viên, con số lên tới 90%. Một ước tính khác cho rằng 80% -95% sinh viên đại học có các dấu hiệu của sự trì hoãn."

Thú thật với bạn, mình đã từng là một người siêu trì hoãn, và cho đến tận bây giờ, thi thoảng mình cũng vẫn trì hoãn. Tuy nhiên tần suất trì hoãn của mình đã giảm đáng kể từ khi mình biết đến Quy Tắc 2 Phút (2 minutes Rule) và Quy Tắc Thói Quen Nhỏ (Mini Habits)

Về quy tắc Thói Quen Nhỏ (Mini Habits), mình đã có một bài viết về chủ đề này. Nếu bạn chưa đọc thì có thể đọc lại bài viết đó tại đây nhé. 

"Một thói quen nhỏ là hành vi tích cực rất nhỏ mà bạn buộc bản thân phải làm mỗi ngày. Nó “quá nhỏ để thất bại” nhưng lại mạnh mẽ không thể lường trước và là một chiến lược góp phần hình thành nên thói quen ưu việt”.

Nói tóm lại, một thói quen nhỏ về căn bản là một phiên bản rất nhỏ của thói quen mới mà bản thân bạn muốn hình thành. 

Việc áp dụng Thói Quen Nhỏ (Mini Habits) vào cuộc sống giúp mình giảm đáng kể việc trì hoãn làm những điều quan trọng. Những thói quen nhỏ này quá nhỏ và việc thực hiện chúng đơn giản đến mức bản thân mình không còn muốn trì hoãn nữa.

Cách thứ 2 giúp mình dần loại bỏ thói quen trì hoãn đó chính là áp dụng Quy Tắc 2 Phút (2 minutes Rule) 

Vây Quy tắc 2 phút là gì?

Quy tắc 2 phút lần đầu tiên được thiết lập bởi David Allen trong cuốn sách vô cùng nổi tiếng của ông, Getting Things Done.

Quy tắc 2 phút: nếu bạn có thể thực hiện một hành động trong hai phút hoặc ít hơn, hãy giải quyết nó ngay lập tức - và đừng trì hoãn. 

Ví dụ: nếu bạn dành hai phút mỗi ngày để dọn dẹp nhà cửa thì bạn sẽ không mất 30 phút hay1 tiếng để làm việc này vào cuối tuần. 

Quy tắc 2 phút giúp truyền cảm hứng cho mọi người giải quyết nhanh chóng các nhiệm vụ nhỏ, hơn là để những nhiệm vụ đó tích tụ lâu ngày thành một nhiệm vụ "khổng lồ" khiến bạn có xu hướng trì hoãn thực hiện.

Bạn có thể áp dụng quy tắc này ở bất cứ đâu, trong cuộc sống cá nhân hay trong nghề nghiệp của mình. Tuy nhiên, cần phải áp dụng đúng cách thì Quy tắc 2 phút mới đạt được hiệu quả tốt nhất.

Để làm được điều này, trước tiên chúng ta cần hiểu ưu và nhược điểm của Quy tắc 2 phút.

Ưu điểm:

• Với thời gian làm việc chỉ có 2 phút, bạn hoàn toàn có thể thuyết phục bản thân làm ngay mà không gặp quá nhiều trở ngại, giảm thiểu khả năng trì hoãn.
• Mỗi khi 1 việc được hoàn thành, những chiến thắng nhỏ này giúp bạn cảm thấy mình đang tiến gần đến mục tiêu, bạn trở lên tự tin hơn, và khả năng cao là bạn sẽ gắn với mục tiêu lâu dài hơn. 
• Những mục tiêu nhỏ này như một bước đệm để bạn hoàn thành những nhiệm vụ lớn hơn.

Nhược điểm:

• Quy tắc 2 phút ưu tiên những việc nhỏ hơn là những nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn.
• Năng lượng và tài nguyên của bạn không được sử dụng cho các dự án lớn hơn.
• Nếu nó không được thực hiện đúng cách, nó thực sự có thể làm giảm năng suất của bạn.

Vậy làm thế nào để áp dụng quy tắc 2 phút hiệu quả nhất giúp loại bỏ sự trì hoãn?

Trước tiên bạn hãy quan sát hình vẽ sau:

Đây là ma trận Eisenhower Box mà vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ Eisenhower đã sử dụng để quản lý thời gian của mình trong suốt hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961.

Ma trận này là một công cụ giúp chúng ta chia những việc cần thực hiện thành 4 loại dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp.

1. Việc vừa quan trọng (Important) vừa khẩn cấp (Urgent)  (góc phần tư phía trên bên tay trái)

Đối với những loại hình công việc này, không còn cách nào khác là chúng ta cần phải thực hiện ngay lập tức.

Đối với những nhiệm vụ quan trọng đòi hỏi sự tập trung, việc bắt đầu và dừng liên tục sẽ không hiệu quả. Các nghiên cứu đã phát hiện ra rằng sự gián đoạn liên tục có thể làm hỏng chất lượng công việc được tạo ra. Do đó không nên áp dụng quy tắc 2 phút trong những trường hợp như thế này. 

Về căn bản, những công việc quan trọng và khẩn cấp sẽ làm chúng ta cảm thấy vô cùng stress. Do đó, càng hạn chế được chúng bao nhiêu thì càng tốt bấy nhiêu. Và cách hạn chế tốt nhất đó chính là thực hiện chúng càng sớm càng tốt, trước khi chúng trở thành việc khẩn cấp.

2. Việc quan trọng (Important) nhưng không khẩn cấp (Not Urgent) (góc phần tư phía trên bên tay phải)

Đây là những việc mà hay bị bạn trì hoãn nhất. Bạn biết chúng quan trọng, nhưng vì chúng không khẩn cấp nên bạn sẽ có tư tưởng "để lúc khác làm". Và chính vì tư tưởng này nên chúng sớm muộn gì cũng sẽ trở thành việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp như đã đề cập ở phía trên.

Để tránh tình trạng này, điều duy nhất bạn cần làm là lên kế hoạch để thực hiện những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp này. Và đây là lúc mà Mini Habits và Quy tắc 2 phút sẽ rất hiệu quả khi được áp dụng.

Dưới đây là ví dụ về việc áp dụng Mini Habits và Quy tắc 2 phút vào những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp:

Bạn biết việc tập thể dục rất quan trọng đối với sức khỏe của bạn nhưng đây lại không phải việc khẩn cấp. Để có thể vượt qua được tính trì hoãn đã vốn ăn sâu vào bản tính của chúng ta, bạn có thể chia việc tập thể dục thành những phần rất nhỏ, nhỏ đến nỗi bạn có thể thực hiện chúng một cách dễ dàng mà không có trở ngại nào. 

Chẳng hạn thay vì đi tập thể dục 1 tiếng ở phòng tập Gym (điều mà bạn cảm thấy vô cùng khó khăn và luôn viện mọi lý do để trì hoãn) thì bạn chỉ đặt mục tiêu tập chống đẩy 1 lần 1 ngày hoặc tập bài gập bụng trong vòng 2 phút. Mình tin với mục tiêu nhỏ thế này thì ai cũng có thể làm được.

Bạn đừng nghĩ rằng "1 lần chống đẩy hay 2 phút gập bụng thì có hiệu quả gì cơ chứ? " 

Điều quan trọng của việc áp dụng Mini Habits và Quy tắc 2 phút ở đây là tập cho chúng ta hình thành thói quen tốt hướng đến những mục tiêu quan trọng và đồng thời cũng giúp chúng ta loại bỏ được thói quen trì hoãn.

Ngoài ra, bạn sẽ nhận thấy rằng một khi bạn bắt đầu, nó sẽ không chỉ dừng lại ở một lần chống đẩy hay 2 phút gập bụng, thường thì bạn sẽ làm được nhiều hơn thế rất nhiều. Và đó chính là lý do tại sao những mục tiêu nhỏ này lại có thể thổi bùng thành những kết quả lớn hơn.

Nếu có thể, bạn nên tập trung phần lớn thời gian và nguồn lực của mình để thực hiện những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp này. Hãy biến chúng thành những thói quen hàng ngày của bạn, giống như việc đánh răng mỗi sáng tối, bạn sẽ thấy cuộc sống của mình trở lên ý nghĩa hơn và tính trì hoãn cũng dần dần biến mất.

3. Việc không quan trọng (Not Important) nhưng khẩn cấp (Urgent) (góc phần tư phía dưới bên tay trái)

Đối với những loại hình công việc này, đầu tiên hãy tự hỏi rằng liệu bạn có thể ủy thác việc đó cho người khác không? Ví dụ thay vì việc tự mình in tài liệu cho buổi họp sắp tới, bạn có thể nhờ cấp dưới in giúp hay không? Nếu câu trả lời là có, hãy ủy thác chúng ngay.

Nếu đó là việc không thể ủy thác, chẳng hạn tài liệu đó là tài liệu có tính bảo mật cao không thể cho cấp dưới xem được thì bạn hãy trả lời câu hỏi tiếp theo "Bạn có thể làm điều này trong vòng 2 phút hay không?". 

• Nếu câu trả lời là có, hãy thực hiện chúng ngay. 
• Nếu câu trả lời là không, hãy trả lời tiếp câu hỏi "Vậy việc này có thể chia thành việc nhỏ hơn mà mình có thể thực hiện chúng trong 2 phút không?", và rồi hãy thực hiện việc nhỏ hơn đó ngay lập tức.

Đây chính là cách mà bạn áp dụng Quy tắc 2 phút cho những việc không quan trọng nhưng khẩn cấp.

Mình đã thực hiện và thấy vô cùng hiệu quả. Quy tắc 2 phút giúp mình nhanh chóng loại bớt một số việc ra khỏi danh sách những việc cần làm. Chỉ riêng việc này thôi cũng khiến mình không còn cảm thấy stress khi thấy một núi các công việc cần được hoàn thành nữa.

4. Việc không quan trọng (Not Important) và cũng không khẩn cấp (Not Urgent) (góc phần tư phía dưới bên tay phải)

Đối với những công việc như thế này, bạn hãy tự hỏi tại sao mình phải làm chúng? Nếu không có lý do đặc biệt thì bạn nên loại chúng ra khỏi danh sách To do List của mình. Hãy dành thời gian cho những việc quan trọng!

Trên đây mình đã giới thiệu đến bạn Quy tắc 2 phút và Mini Habits. Không có giới hạn nào về việc bạn nên sử dụng 2 quy tắc này như thế nào. Hãy sử dụng khả năng sáng tạo của bạn để áp dụng chúng một cách hiệu quả và phù hợp với bạn nhất.

Có một điều mình tin chắc rằng nếu chịu khó áp dụng 2 quy tắc này, cuộc sống của bạn sẽ thay đổi theo chiều hướng tích cực hơn, bạn sẽ sống có mục đích hơn và tính trì hoãn sẽ không còn là rào cản trong hành trình tiến tới thành công của bạn nữa.

Chúc bạn sẽ sớm trở thành phiên bản tốt hơn của chính mình.

From Chip with Love!